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La importancia de gestionar bien los tiempos en relaciones públicas

La semana pasada nos sorprendía la dimisión del director de comunicación del Ministerio de Interior, Alberto Gimeno, tras haber difundido el departamento que él dirigía un comunicado y un tuit sobre unas detenciones en el entorno de ETA antes de que estas se produjesen.

Desconocemos lo que realmente ocurrió para que desembocara en lo que fuentes del Interior calificaron como “error humano” y que para el resto es una grandísima metedura de pata, aunque nos imaginamos bastantes de los factores que pudieron llevar a esta situación: la urgencia de difundir una información para que llegue a la edición de mediodía de los telediarios, complejos procesos de aprobación que generan confusión sobre quién tiene la última palabra o, como decía Ángela Rubio, el hecho de que la comunicación no esté integrada en la dirección de un organismo, pueden ser algunos de los factores.

En este caso el calibre del traspié es de una gran magnitud por tratarse nada menos que del Ministerio del Interior y de la seguridad nacional. Sin embargo, a menudo nos encontramos con situaciones muy parecidas en el día a día de las empresas y se deben, bien a falta de prudencia a la hora de gestionar los tiempos en las relaciones públicas o por una escasa integración de la función de comunicación como un elemento estratégico. El departamento de comunicación (y por extensión la agencia), no debe considerarse un altavoz final desconectado del proceso, sino que tiene que estar completamente alineado con los objetivos de negocio para poder realmente ayudar a su consecución. Si falta información, es más fácil que exista un error al valorar si se debe difundir y cuándo una información.

En las agencias de relaciones públicas no nos cansamos de insistir en la importancia de la planificación como la mejor forma de gestionar adecuadamente los tiempos en la comunicación. Cuando esta planificación y el diálogo constante con el cliente no existen, se acaba trabajando de forma reactiva, llevado por los acontecimientos u otros objetivos diferentes a los que nos habíamos marcado. Y es ahí cuando el riesgo de caer en un error aumenta.

Que levante la mano el primero que no ha tenido que anular una nota de prensa ya enviada, que desconvocar un evento o que matizar una información. No hay que avergonzarse de ello, pero sí aprender de ello: es mejor perder una oportunidad que caer en el error de precipitarse.

Desconvocar un acto o reemplazar una nota de prensa puede generar una cierta confusión entre los medios que reciben cientos cada día y un extra de trabajo para quienes han de asegurarse de que el cambio está claro para los invitados y olvidarán, borrarán y quemarán lo anterior.

Dar una información confidencial antes de tiempo puede suponer algo más que “un buen tirón de orejas” por parte de la dirección o de los accionistas, que seguramente no estarían tan molestos si se hubiera perdido una oportunidad de estar en primera página.

Matizar datos que no han sido suficientemente revisados o contrastados puede llegar a dar incluso una imagen de falta de seriedad o incluso transparencia, algo que a menudo se puede evitar dando más tiempo a la preparación de materiales.

En definitiva, desde Cohn & Wolfe recomendamos la planificación estratégica y la prudencia como aliadas para una comunicación sólida y consistente, además de las mejores herramientas para evitar sorpresas negativas. Las relaciones públicas no son una carrera, aquí el que comunica primero no siempre es el que tiene mayor impacto, pero sí tiene mayor impacto –aunque negativo- el que se precipita y comunica mal.



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