Cómo garantizar el cumplimiento de la Factura Electrónica con una solución global

América Latina fue la primera en imponer el uso de la facturación electrónica después del año 2.000, utilizando el sistema clearance de autorización fiscal (verificación de la factura en tiempo real por parte de la autoridad tributaria local). En Europa, la Directiva de la UE sobre facturación electrónica y contratación pública se puso en marcha para hacer de la facturación electrónica el método predominante de facturación en Europa para el año 2020. Para apoyar esta directiva, muchos gobiernos introdujeron normativas que exigían a los proveedores enviar facturas electrónicas a todas las administraciones públicas. Italia se convirtió en el primer Estado miembro europeo en imponer la facturación electrónica en las operaciones entre empresas (B2B) y de las empresas con la Administración Pública (B2G). Otros países, entre ellos Francia, Polonia, Rumanía, España y Alemania, han seguido el ejemplo de Italia. Estos países tienen previsto hacer obligatoria la facturación electrónica como muy tarde, en los próximos tres años.

El creciente número de administraciones públicas y compañías que adoptan la facturación electrónica implica que las empresas necesitan enviar facturas electrónicas para hacer negocios y recibir pagos. Sin embargo, el creciente número de reglas, formatos, plataformas y certificados hace muy complejo el cumplimiento de los requisitos legales.

Además, es muy corto el tiempo desde que se publica la norma hasta la fecha límite que tienen las empresas para su cumplimiento, en tanto que el número de normativas sigue creciendo. Se han realizado esfuerzos para estandarizar la contratación pública y simplificar los intercambios de documentos entre empresas y entidades públicas, en particular con PEPPOL; sin embargo, en realidad, el cumplimiento sigue siendo muy complejo en el entorno B2B, donde cada país crea su propio sistema y estándares.

Aunque puede resultar tentador sentarse a esperar a que se aproxime el plazo límite, las empresas deben adoptar el cambio a la facturación electrónica si no quieren correr el riesgo de quedarse atrás.

La factura electrónica va en aumento

Según Bruno Koch de Billentis, se prevé que el mercado global abarque 550 billones de facturas al año y que cuadriplique su tamaño para el año 2035. Se estima que el tamaño del mercado mundial de facturación electrónica y soluciones de mercado alcanzará aproximadamente 18 billones de euros en 2025. El sector privado fue el principal impulsor del desarrollo del mercado en la primera fase; sin embargo, ahora son los gobiernos los que lo están impulsando cada vez más. La brecha del IVA se está convirtiendo de forma creciente en el principal acelerador de la digitalización de los documentos de negocio, fiscales, de presentación de informes, inventarios y otros documentos comerciales y logísticos.

A medida que un creciente número de empresas reemplazan sus costosos procesos de facturación en papel por soluciones menos costosas y más eficientes de facturación y archivo electrónico, descubren que suponen nuevas vías de apoyo para incrementar su ventaja competitiva y eficiencia empresarial (reducción de errores relacionados con la factura, ahorro de tiempo y costes, mayor rapidez en el cobro, etc.). Si bien, aunque la facturación electrónica está comenzando a desarrollar su potencial, una de las razones por las que hasta ahora no se ha adoptado ampliamente, es la confusión en torno al cumplimiento fiscal mencionado anteriormente.

Cumplir con la nueva regulación en España

España es uno de los países antes mencionados que hará obligatoria la facturación electrónica en el ámbito B2B. Se prevé que en 2024 se publique el reglamento de la Ley de Creación y Crecimiento de empresas que introdujo esa exigencia. Cuando esto ocurra, se abrirá el plazo para su cumplimiento: un año para empresas que facturen más de ocho millones de euros y dos años para las que no superen esa cifra.

En el ámbito de la contratación pública, los subcontratistas ya obligados a presentar al contratista principal sus facturas electrónicas mediante la plataforma FACeB2B, contarán con un plazo de dos años tras publicarse del reglamento para adaptarse al nuevo sistema de facturación electrónica B2B.

El reglamento también exigirá una comunicación de tipo comercial del pago efectivo de las facturas a la solución pública de facturación que gestionará la Agencia Tributaria. Esta comunicación se separará del reporting fiscal que realizan las empresas mediante los sistemas SII y TIcketBAI en el País Vasco y Navarra, que el reglamento no modifica en espera de los futuros desarrollos europeos en materia de armonización del reporting fiscal.

Uno o dos años a más tardar, son plazos cortos que invitan a las empresas a prepararse sin dilación. Probablemente éstas ya han realizado un análisis interno para identificar las necesidades de adaptación de sus sistemas e incluso han diseñado su proyecto de digitalización y están valorando las opciones de distintos proveedores tecnológicos.

Una única solución para enviar facturas electrónicas

Para las empresas es vital escoger una solución que sea capaz de satisfacer sus necesidades particulares de facturación. Las compañías que dependen de múltiples proveedores de servicios locales para garantizar la conformidad legal de las facturas electrónicas en diferentes países tienen dificultades para mantener las rígidas especificaciones locales y gestionar numerosos proveedores. Trabajar con un único proveedor y una solución es la mejor forma de lograr ese cumplimiento.

Las cinco razones para elegir una solución global de facturación electrónica incluyen:

• Mayor visibilidad: una organización internacional ubicada en varios países requiere una solución que proporcione visibilidad sobre todas las facturas en todo el mundo, así como a nivel de cada filial. Una solución de acceso multiusuario optimiza la colaboración entre los equipos de Cuentas por Cobrar (AR).
• Mejor cumplimiento de las normativas locales: las empresas deben cumplir con diferentes regulaciones de facturación electrónica en los países en los que operan para evitar sanciones, ya sea para convertir sus facturas a un formato XML como para conectarse con las plataformas de las autoridades tributarias para presentar sus facturas (por ejemplo, PEPPOL).
• Capacidad de anticiparse a futuras exigencias: a medida que las regulaciones de facturación electrónica continúan evolucionando, las empresas deben asegurar que están actualizadas para cumplir con nuevos requisitos y son capaces de responder rápidamente a los cambios.
• Optimizar los procesos internos: las empresas siempre buscan agilizar los procesos internos y mejorar la productividad del equipo, particularmente en los procesos de Cuentas por Cobrar (AR) y Cuentas por Pagar (AP). Al automatizar estos procesos, las empresas pueden gestionar el 100% de las facturas independientemente de su formato, disminuir los errores asociados a la gestión manual de las facturas y los costes que conllevan y reducir el periodo medio de cobro (DSO).
• Mejorar la experiencia de usuario: las tasas de adopción de soluciones de facturación por parte de los usuarios son mayores cuando solo se utiliza una solución.

Todos los caminos llevan a Esker

Esker permite enviar y recibir facturas electrónicas de clientes y proveedores en conformidad con las especificaciones de diferentes legislaciones a escala global. Esker tiene capacidad para procesar diferentes formatos (PDF, XML, UBL, Facturae, Fattura-PA, etc.) y comunicarse con diferentes plataformas de las administraciones públicas (Chorus, FACe, Billexo, SDI, PEPPOL, etc.) para enviar y recibir facturas electrónicas y proporcionar visibilidad sobre el estado de las facturas.

Gracias a su asociación con Sovos TrustWeaver, compañía experta y líder en compliance en el ámbito de la facturación electrónica, la plataforma en la nube de Esker ayuda a las empresas a lograr la conformidad legal de las facturas a nivel global utilizando cualquier tecnología que elijan (firmas electrónicas, sellos de tiempo y demás verificaciones en más de 60 países, conformidad BCAT - seguimiento y generación de informes para auditorías- con el registro de auditoría de Esker o EDI), además de proporcionar un archivo de facturas electrónicas que cumpla con los marcos normativos locales e internacionales.

Esker tiene amplia capacidad tecnológica y conocimiento del mercado local para adaptar su solución a los requerimientos legales cambiantes y ayudar a las empresas a navegar por el complejo universo de la facturación electrónica. Sin embargo, no es sólo la facturación electrónica la que se está convirtiendo en obligatoria. La tendencia hacia la automatización total de los negocios en sus relaciones con la Administración Pública va en aumento. Algunos países, como Italia, han empezado a exigir que las empresas también reciban pedidos electrónicos. La plataforma única de Esker ofrece la automatización de todas las etapas de los procesos Source-to-Pay y Order-to-Cash y puede respaldar esa tendencia global de estandarizar los intercambios de facturas entre los sectores público y privado.

Emmanuel Olivier, Worldwide Chief Operating Officer en Esker